E-Mails prüfungssicher archivieren

Für Unternehmer ist es nichts Neues, dass Rechnung aufbewahrt werden müssen. Allerdings müssen seit 2015 auch E-Mails aufbewahrt werden, die einen geschäftlichen Bezug haben.

Die GoBD stellen für eben diese Archivierung genaue Anforderungen, welche Unternehmer erst einmal vor ein Hindernis stellen.

Was ist die GoBD?

Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu: Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt.

Diese Grundsätze sollen helfen, Prüfungen durch Finanzbehörden zu erleichtern. Vor allem die E-Mail-Archivierung erleichtert es bei einer Prüfung, eine Nachricht einer Buchung oder einem anderen Geschäftsvorfall zuzuordnen.

Müssen wirklich alle E-Mails archiviert werden?

Es müssen alle E-Mails archiviert werden, die eine geschäftliche Relevanz haben. Das trifft zu, wenn es sich um Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und/oder Lieferpapiere handelt.

Es ist allerdings wichtig, dass keine E-Mails archiviert werden, die privater Natur sind. Vor allem dann, wenn Sie private Informationen von Bewerbern oder Mitarbeitern enthalten, die einer Archivierung nicht ausdrücklich zugestimmt haben.

Wie archiviert man prüfungssicher?

Drei wichtige Checkpunkte:

• E-Mails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in einen Index aufzunehmen.
• Fungiert eine E-Mail nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.
• Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Indexierung und Stationierungsdokumentation ist nicht GoBD-konform. 

Alle elektronisch archivierten Daten müssen in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index aufgenommen werden. Darunter fallen auch E-Mails. Außerdem müssen die Daten unveränderbar sein bzw. Änderungen müssen protokollierbar und nachvollziehbar sein.

Elektronische Dokumente müssen grundsätzlich in dem Format abgespeichert werden, in dem sie empfangen wurden.
Dabei ist es nach den GoBD nicht zulässig, elektronische Dokumente auszudrucken und in Papierform zu archivieren. 

Wir helfen Ihnen dabei!

Da die Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre betragen, können Sie sich vorstellen welche immensen Datenmengen durch die Archivierung anfallen können. Hier kommen wir ins Spiel! Wir analysieren die Ausgangszustände in Ihrem Unternehmen und bieten Ihnen auf dieser Grundlage eine maßgeschneiderte Cloud-basierte Lösung für Sie an.

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